Dieses kleine und dennoch praktische Excel-Tool, kann ein beliebiges Laufwerk oder komplette (Datei-) Ordner bezüglich der darin enthaltenen Unterordner auslesen. Die zweite Funktionalität macht das Excel-Tool zum praktischen Helferlein: von einem Stammordner ausgehend werden beliebige Ordner mit Unterordner erstellt. Damit ist es ganz einfach möglich, eine bestehende Ordnerstruktur auszulesen und diese genauso in einem anderen Ordner erstellen zu lassen. Man kann aber auch die ausgelesene Ordnerstruktur überarbeiten oder sich eine völlig Neue zusammenstellen und das dann von einem Stammpfad aus anlegen lassen.
Zunächst der Hinweis: die Funktionalität kommt durch den VBA-Code, der in der Arbeitsmappe hinterlegt werden muss. Zum Download stehen zwei Versionen zur Verfügung, einmal mit integriertem Makro sowie nur die reine Arbeitsmappe und der VBA-Code separat. Hierzu beachten Sie die Hinweise zur Makrosicherheit und welche Version für Sie die Geeignetere ist.
Wenn es Sie interessiert und Sie einen Blick auf das Programm werfen wollen: der Programmcode wurde von uns ausführlich kommentiert, so dass man die Befehle leichter verstehen kann, was damit gemacht wird. Allerdings nutzen wir im Programmcode auch rekursive Aufrufe, was den Aufruf der jeweiligen Methode aus sich heraus bedeutet – hierfür ist es von Vorteil, wenn man Programmiererfahrung hat.
Bestandteile des Tools
Bitte das Arbeitsblatt NICHT umbenennen oder verschieben bzw. ausblenden.
| Inhalt | Download mit Makro | Download ohne Makro |
|---|---|---|
| Arbeitsblatt "OrdnerStruktur" | Ja | Ja |
| VBA-Code in Arbeitsmappe | Ja | Nein, der Code muss mauell hinzufügt werden |
Bedienhinweise
Die Bedienung ist sehr simpel aufgebaut: es gibt nur ein formatiertes Arbeitsblatt, in welchem die Zellen für die Eintragung von Text vorbereitet sind. Die Funktionalität wird über drei Formen gestartet.
Ordnerstruktur einlesen
Mit Klick auf die Form „Ordnerstruktur einlesen“ wird der Dialog zum Auswählen eines Ordners geöffnet.
Wählen Sie damit den Ordner oder gar ein ganzes Laufwerk aus, zu dem die Ordnerstruktur ausgelesen werden soll. Die Schaltfläche [Abbrechen] führt zum Abbruch des Programmcodes ohne weitere Info. Falls bereits aus einem vorherigen Programmlauf noch Texte der Ordnerbezeichnungen enthalten sind, werden diese gleich am Anfang gelöscht. Insofern eine bestimmte Ordnerstruktur erhalten bleiben soll, empfiehlt es sich, diese entweder in einer Kopie der Arbeitsmappe zu speichern (Tastenkombination [F12] – „Speichern unter“) oder Sie kopieren das Arbeitsblatt innerhalb der gleichen Arbeitsmappe.
Zu beachten: je nachdem wie schnell Ihr Computer ist und auch abhängig von der Anzahl der Unterordner (zu dem gewählten Stammpfad), kann es einige Sekunden bis einige Minuten dauern! Damit es nicht zu nervig wird, wenn alle paar Sekunden ein Meldungsfenster aufpoppt, wird auf eine derartige Möglichkeit zum Abbrechen verzichtet. Es bleibt aber die Grundfunktion von Excel bestehen: unterbrechen eines VBA-Programmcodes mit der Tastenkombination [Strg]+[Pause/Untbr] –> in dem daraufhin angezeigten Meldungsfenster können Sie sowohl [Fortfahren] oder auch [Beenden] klicken.
Bei sehr umfangreichen Ordnerstrukturen ist es ratsam, erst einmal tieferliegende Ordner auszuwählen, zumal dann auch der Überblick leichter gegeben ist.
Nachdem die Ordnerstruktur eingelesen ist, wäre es auch denkbar, diese auf Papier zu bringen. Dazu ist dann auch erforderlich, den Ausdruck erst einmal in der Seitenansicht anzuschauen, ggf. noch vom Hoch- zum Querformat der Seiteneinrichtung umzustellen und ggf. die Seitenränder anzupassen. Ob Sie diese dann wirklich ausdrucken, entscheiden Sie selbst. Oft ist die Übersicht bei sehr vielen Daten auf dem Bildschirm besser gegeben, als wenn man sich dutzende Seiten ausdruckt.
Ordnerstruktur anlegen
Eine Ordnerstruktur mit unserem Excel-Tool neu anlegen zu lassen, erfordert eine vorgegebene Ordnerstruktur im Excel-Arbeitsblatt „OrdnerStruktur“; oder im kopierten Arbeitsblatt. Wie vor schon beschrieben, können Sie sich diese Ordnerstruktur von einem bestehenden Laufwerk einlesen und entweder identisch oder überarbeitet in einem anderen Ordner die Ordnerstruktur darunter anlegen lassen. Wenn Sie die Ordnerstruktur völlig neu aufbauen wollen, empfiehlt es sich vorhandene Texte zu löschen: durch Klick auf die Form mit der Aufschrift „löschen“.
Jede Ordnerstruktur muss logisch aufgebaut sein. Also die Vorgaben wie ein Dateiordner aufgebaut ist, müssen beachtet werden. Konkret heißt das: ein Ordner kann beliebig viele Unterordner (und/oder Dateien) haben, jedoch gehört ein Ordner immer nur zu einem übergeordneten Ordner oder Laufwerk.
Was auch geht und kein Problem darstellt: eine bestehende Ordnerstruktur auslesen, diese ergänzen und das Anlegen Starten. Bereits vorhandene Ordner bleiben bestehen (weil im Programm intern zuerst abgefragt wird, ob ein Ordner bereits besteht, falls nicht, wird versucht diesen anzulegen) und nur die neuen Ordner werden angelegt.
Selbst erstellte Ordnerstrukturen müssen daher immer mit Spalte B (= Ebene 1) des Arbeitsblattes beginnen. In der darauffolgenden Zeile kommt gleich das Unterverzeichnis, aber um genau eine Spalte (eine Ebene) nach rechts versetzt. Abbildung 5 stellt die Zusammenhang dar. Diese Vorgehensweise ist bei einem weiteren Unterverzeichnis genauso zu machen, jedoch erst nachdem die Ordnerstruktur des vorherigen Unterverzeichnisses komplett erstellt wurde. Am einfachsten ist es daher, sich erst einmal eine bereits vorhandene Ordnerstruktur einzulesen, daraus kann man dann erkennen, wie man vorgehen sollte. Danach können Sie auch eine neue Ordnerstruktur ohne Probleme korrekt hinterlegen und sie schnell anlegen.
Gestartet wird das Anlegen einer Ordnerstruktur durch Klick auf Bild 6
danach kommt der Dialog zum Auswählen eines Ordners. Mit diesem Dialog geben Sie das Laufwerk oder einen bestehenden Ordner an, unter dem dann die von Ihnen gewünschte Ordnerstruktur – wie im Arbeitsblatt aufgelistet – angelegt werden soll. In diesem Dialog gibt es noch die Möglichkeit, die [Abbrechen]-Schaltfläche anzuklicken, um den Programmlauf zu beenden.
Einschränkungen
Ordner ohne Zugriffsrechte erzeugen beim Einlesen der Ordnerstruktur einen Fehler, diese und die darin enthaltenen Unterordner fehlen dann in der Auflistung! Solche Ordner werden mit der Schriftfarbe rot gekennzeichnet.
Im Programmcode wird nicht explizit darauf geachtet, dass die unerlaubten Zeichen bei Datei- und Ordnernamen nicht vorhanden sind. Die nicht erlaubten Zeichen sind: \ / : * ? “ < > |. Sollte dennoch eines enthalten sein, kann dieser Ordner und die darunterliegenden Ordner nicht erstellt werden. Ordnerbezeichnungen, welche nicht angelegt werden konnten verursachen einen Fehler. Das Excel-Tool schreibt als Ergebnis einen „traurigen Smiley“ in die Ergebnisspalte A, die ggf. darunter befindlichen Ordnerbezeichnungen haben gar keine Eintragung in Spalte A. Dies ist die einzige, folgerichtige und logische Vorgehensweise, denn ohne übergeordneten Ordner, kann es keine Unterordner geben (wo nichts ist, kann man nichts reales anheften: wenn kein Haken da ist, kann auch kein Kleiderbügel angehakt werden).
Grundsätzlich ist es empfehlenswert, nur die normalen Buchstaben (Klein- und Großschreibung kann beliebig sein) das Leerzeichen, die Ziffern und einige wenige Zeichen der Tastatur zu nutzen. Umlaute aus dem Deutschen oder anderen europäischen Ländern sollten sparsam genutzt werden. Ob ein bestimmtes Zeichen als Ordnername genutzt werden kann, wird im Programmcode nicht einzeln geprüft, sondern nur eine mögliche Fehlermeldung ausgewertet, ein solcher Ordner und die dazu folgenden Unterordner werden dann nicht angelegt (siehe vor).
Letzte Aktualisierung am 2022-03-04 von EPI