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Trennstreifen bedrucken

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Kennen Sie das auch: Sie wollen einen Ordner zur Dokumentenablage mit Trennblätter und Trennstreifen übersichtlich und leserlich anlegen. Damit die vielen Trennstreifen nicht mühsam per Hand beschriftet werden müssen, können Sie unser kleines VBA-Programm nutzen.

Egal, ob jeder Trennstreifen individuell oder gleiche Texte kombiniert mit verschiedenen Texten gedruckt werden sollen, mit diesem Excel-Tool können Sie sich Arbeit sparen und dazu optisch ansprechende und informative Texte auf gekauften Trennstreifen drucken.

Ausdruck des Trennstreifen
Abbildung 1: ausgedruckte Trennstreifen

Bestandteile des Programms

Bitte die Arbeitsblätter NICHT umbenennen oder verschieben bzw. ausblenden.

InhaltDownload mit MakroDownload ohne Makro
Arbeitsblatt "Trennstreifen"JaJa
Arbeitsblatt "Daten"JaJa
VBA-Code in ArbeitsmappeJaNein, der Code muss manuell hinzufügt werden

Bedienhinweise

Das Hilfsprogramm ist an sich problemlos zu bedienen. Weitgehend sind auch schon die erforderlichen Vorbereitungen getroffen, dennoch empfiehlt es sich, die nachfolgenden Hinweise zu beachten. Es wird außerdem darauf hingewiesen, dass Excel-Arbeitsmappen aus dem Internet normalerweise blockiert sind. Deshalb bieten wir Ihnen Tipps bzw. eine Alternative zum direkten Download an.

VBA-Makrosicherheit

Die ausführliche Anleitung über VBA-Makrosicherheit finden Sie hier.

Seiteneinrichtung

Das nachfolgende Beispiel wurde mit einem von uns verwendeten Drucker vorgenommen. Die Druckbereiche jedes Druckers sind unterschiedlich, daher richten Sie das Excel-Tool mit den Trennstreifen einmalig für Ihren Drucker ein. Öffnen Sie die Arbeitsmappe (dazu müssen keine Makros aktiv sein) und aktivieren das Arbeitsblatt „Trennstreifen“.

Zunächst öffnen Sie die Seitenansicht. Entweder mittels dem Schnellzugriff über dem Menüband, siehe Abbildung 2,

Abbildung 2: Seitenansicht-Öffnen-Button

oder klicken Sie Menü „Datei“ –> „Drucken“. Stellen Sie jetzt den von Ihnen gewünschten Drucker ein .

Abbildung 3: Druckereinstellungsansicht

Manche Drucker ignorieren eine zu kleine Seite. D.h. man kann die Papiergröße z. B. auf DIN A4 belassen und trotzdem den kleineren Trennstreifen bedrucken. Wenn der von Ihnen verwendete Drucker den Trennstreifen problemlos ausgeben kann, dann brauchen Sie die nachfolgenden Schritte nicht zu beachten und gehen gleich zur Hinterlegung der Daten.

Papiergröße festlegen

Gehen Sie dann in die Druckereigenschaften und erstellen bzw. legen die Papiergröße fest. Beispielsweise bei den Trennstreifen mit den Maßen 105 mm x 240 mm wird die Papiergröße jeweils um 10 mm hinzugegeben, damit die Druckränder beim Randlosdruck nicht stören. Diese benutzerdefinierte Papiergröße haben wir in den Druckereinstellungen unseres Computers gespeichert.

Abbildung 4: benutzerdefinierte Papiergröße

Die Seitenränder sind von uns aus wie folgt eingestellt:

Abbildung 5: Seitenränder einrichten

Zum Abschluss machen Sie einen Probeausdruck: legen Sie zunächst ein ganz normales DIN A4-Blatt in den Drucker ein und drucken das Arbeitsblatt „Trennstreifen“. Danach einen Trennstreifen auf den Ausdruck legen und prüfen, ob der gedruckte Text auf den Trennstreifen gepasst hätte oder nicht. Ggf. die Zeilenhöhe der oberen Zeilen oder die Definition der Papiergröße ändern, die Seitenränder lassen sich nicht bei jedem Drucker auf 0 herabsetzen. Empfehlenswert ist darauf zu achten, dass auch Buchstaben/Zeichen die unter die Druckzeile gehen (z. B. die Buchstaben g, j, p, q, y oder die (Satz-) Zeichen , ; _ |) vollständig gedruckt werden; ein Druckrand von 1 bis 2 mm zu den vor genannten Buchstaben bzw. Zeichen sollte ausreichen.

Erst wenn die Einrichtung des Arbeitsblattes „Trennstreifen“ mit Ihrem Drucker abgeschlossen ist, sollte die Papiergröße gespeichert werden (damit beim nächsten Mal die Druckeinrichtung schnell geht).

Formatierung des Trennstreifen

Das hinterlegte VBA-Programm schreibt jeweils Text in das Arbeitsblatt „Trennstreifen“ in die Zelle A44 den Text aus der Zeile 1 (vom Arbeitsblatt „Daten“ ) und in die Zelle A45 den Text aus der Zeile 2. Die Formatierung können Sie dabei Ihren wünschen entsprechend anpassen. Z. B. die Schriftfarbe bzw. Schriftgröße verändern oder eine Hintergrundfarbe hinterlegen (ganz allgemein: die möglichen Formatierungen für eine Zelle).

Abbildung 6: Druckausgabe fein einstellen

Je nachdem wie die Formatierung der beiden Zellen A44 und A45 erfolgt ist, kann man mit der Zeilenhöhe der darüberliegenden Zeilen (z. B. die Zeilenhöhe von Zeile 42 in Abbildung 6) die Druckausgabe sehr fein einstellen, indem man diese größer oder kleiner macht, um das Drucken möglichst nahe am Rand zu erreichen.

Daten hinterlegen

Das Arbeitsblatt „Daten“ aktivieren. Musterhaft sind bereits Daten hinterlegt:

Abbildung 7: Daten-Arbeitsblatt

Wichtig ist der Beginn der Texte im Arbeitsblatt „Daten“ ab der 2. Zeile und eine leere Zelle in Spalte B (hier rot umrahmt), denn sobald die erste leere Zelle in Spalte B vom Programmcode erreicht ist, beendet sich der Programmlauf. Ansonsten ist es sehr einfach, die Texte der Trennstreifen zu hinterlegen: Text in Spalte B wird in die zweite Zeile (des Trennstreifen in Zelle A45) eingefügt und Text aus Spalte C in die erste Zeile (A44 beim Arbeitsblatt „Trennstreifen“) eingefügt: siehe Abbildung 8 zu den Texten auf dem Arbeitsblatt „Trennstreifen“.

Abbildung 8: Arbeitsblatt „Trennstreifen“ mit den eingetragenen Texten

Der Text im Arbeitsblatt „Daten“, in Spalte B ist obligatorisch, der Text in Spalte C ist jedoch optional. Die 1. und 2. Zeile können mit einem Start- bzw. Endtext ergänzt werden. Wie in Abbildung 7 eingetragen, stehen in Spalte C die Monatsnamen und sollen um das Jahr aus der Zelle E2 gefolgt werden (ein Leerzeichen wird durch den Programmcode eingefügt). Damit kann ein individueller Text mit immer dem gleichen beginnenden Text bzw. endenden Text zusammengesetzt und gedruckt werden. Allerdings wird der Start- und/oder Endtext für die 1. Zeile im Arbeitsblatt „Trennstreifen“ nur gedruckt, wenn in Spalte C ein Text steht.

Makro starten

Mit Klick auf den großen, blauen Pfeil mit dem hinterlegten Text „Makro starten“ (Abbildung 9), wird das Programm gestartet.

Abbildung 9: Makro starten-Button

Damit ein versehentliches Klicken darauf nicht ungeahnte Folgen hat, erscheint als erstes ein Meldungsfenster (Abbildung 10):

Abbildung 10: Makro starten

Nun kann man sowohl abbrechen als auch zunächst die Simulation starten oder tatsächlich die Druckausgabe beginnen.

Viel Spaß beim Drucken!

Letzte Aktualisierung am 2022-02-28 von EPI